會議交通保障應該引起高度重視，否則，會干擾會議的正常活動，甚至造成開不成會的嚴重后果。交通保障的主要任務是車輛組織、用車制度、派車管理、車輛調度、租車管理、用車檢查和駕駛人員的管理。如果會議住地距會場較遠，必須有車輛接送與會代表，要與會人數盡可能組織足夠的車輛，以保證會議的需要。對于集體活動用車，因為車人多，必須加強派車管理、車輛調度、用車檢查和駕駛員的管理，保證與會人員按號入座，有序乘車。不敷乘坐時，可以租車。零星用車，必須建立用車制度，規定用車的范圍和任務，履行批準手續。至于領導干部用車，則應按規定予以保證。
長沙租車要注意的細節：
（一）租車前您應先了解想租的車型的性能，價格及租車所需證件
。（二）電話預訂時需要您留下詳細的相關信息，已備不時之需。
（三）預訂最好提前1-2天，預訂周末的車輛需要提前2-3天。
（四）用車天數應定最少天數，如不夠用應提前在還車時間之前電話續租。
（五）提車時，需帶全所有證件，大部分證件都要原件。
（六）簽署合同前應仔細瀏覽合同的內容后再簽字。
（七）發車和還車驗車時應仔細查看，確認無誤后再簽署單據。
（八）駕駛車輛時注意安全行使。
（九）一旦發生事故，應盡快通知相關部門，一定要有交警的事故判定書或是安委會的證明，這兩樣是保險理賠所必須的證明。保險一定要在第一時間通知，最遲不能超過24小時。